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LE TÉLÉTRAVAIL ET SON IMPACT SUR NOS OPÉRATIONS

En cette période de fermeture préventive, plusieurs entreprises passent en mode télétravail. Cette organisation du travail n'est certes pas possible pour tous les employés et toutes les entreprises; les fabricants doivent avoir des employés sur place. Mais le fait d'être forcé de rendre votre entreprise virtuelle (même si cela n'est qu'en partie) vous ouvrira probablement les yeux sur des possibilités qui n'étaient peut-être pas vraiment considérées auparavant.

Si vous réussissez un transfert de vos opérations de présentiel en virtuel, un des aspects positifs pourrait éventuellement être une économie de loyer. Si vous êtes en mesure de réduire votre besoin pour un espace de travail permanent, vous pourriez ajuster le tir lorsque viendra le temps de renégocier votre bail. Soit avoir des bureaux à la demande par exemple dans les centres de " coworking " ou encore avoir un espace permanent, mais avec des postes de travail non attribués.

C'est cette réflexion que nous avons eue en 2002! À ce moment, nous occupions environ 3000 pieds carrés d'espace de bureau dans le centre du Plateau Mont-Royal. Lorsque le bail est venu à échéance, nous nous sommes penchés sur la valeur ajoutée de cet espace, en nous posant les questions suivantes :

  • Est-ce que nos clients venaient nous voir?
  • Est-ce que nos employés venaient travailler sur place ou préféraient-ils travailler de chez eux?
  • Quel était l'impact d'une adresse " bien en vus " sur nos affaires?

    • Ce dernier point est moins important de nos jours. Mais cette décision a été prise en 2002. Aujourd'hui, avoir un bon site Internet est souvent la contrepartie.

    Lorsque nous nous sommes rendu compte que l'impact sur nos opérations et notre marketing était plus bas que le prix que nous payions, la décision a été facile. Tout le monde en virtuel.

    Deux autres facteurs importants à considérer dans le télétravail sont l'augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés. Selon une étude faite en septembre 2019 par Owl Lab et Global Workplace Analytics, 33% des employés travaillants à distance font plus de 40 heures par semaine parce qu'ils aiment ce qu'ils font (pour lire la recherche complète en anglais). Pour certains, la situation actuelle implique des enfants à la maison, alors cette hausse de productivité est peut-être moindre. Mais cette situation ne s'éternisera pas.

    Mais être en virtuel comporte quelques particularités qui sont importantes à bien identifier.

    Avoir un espace de travail adéquat

    La première qui peut être trop souvent ignorée est de créer un espace de travail adéquat à la maison. Qu'est-ce que cela implique?

  • Une bonne connexion Internet
  • Un bon ordinateur
  • Les périphériques importants pour accomplir votre travail (imprimante, casque d'écoute, caméra, numériseur, etc.)
  • Un bon téléphone/cellulaire avec un bon réseau
  • Un numéro de téléphone nuagique est une option pour avoir une ligne de bureau, sans donner votre numéro personnel. Bonne idée si vous êtes en contact avec des clients de votre entreprise.
  • Un bon espace de travail en considérant les points suivants :
  • Un bureau éclairé et privé dans la mesure du possible.
  • Une bonne chaise de travail qui vous permet d'être à la bonne hauteur et d'être confortable pendant le temps que vous travaillez.

    • Pourquoi prendre le temps et investir une certaine quantité d'argent pour créer notre espace de travail? Trop souvent, lorsque l'on travaille à partir de la maison, il n'y a pas le même déclic qui se fait que lorsque nous sortons pour aller au bureau le matin. En ayant un espace bien précis, nous reproduisons ce déclic à la maison. Certains pensent que de se doucher et de s'habiller comme si nous allions au travail est une bonne routine à maintenir. Parce qu'à la maison, les distractions sont nombreuses. Le lavage est à faire? Qu'est-ce que l'on va manger? Je n'ai pas sorti les ordures! Bref, notre quotidien peut prendre rapidement le dessus. Grâce à un espace distinct, il y a une certaine séparation qui s'installe.

    Avoir des outils pour la communication

    Un autre élément qui est important à considérer c'est la communication. Travailler à partir de la maison veut aussi dire être isolé de nos collègues, nos ressources, nos superviseurs et autres. Bien sûr, une grande quantité de suivi peut être faite par courriel, mais souvent cet élément ne répond pas à tous les besoins.

    Avoir une application de clavardage fermé unique à votre équipe est une option. Une solution simple pour y arriver; créer un groupe Facebook fermé et utiliser le Messenger de ce groupe pour établir une certaine présence. Il y a plusieurs autres options, la technologie y est, il ne faut qu'avoir l'idée de l'offrir à nos employés, collègues et collaborateurs.

    Une autre bonne idée est de programmer des réunions vidéo régulières, tant individuelles que de groupes. Oui, tout peut se faire par courriel en moins de temps. Mais pour plusieurs, le sentiment de faire partie d'une équipe, d'un tout, est important. La vidéo est un bon outil pour atteindre cet objectif. Voici quelques options pour ces réunions :

  • Zoom
  • WhatsApp
  • Google Hangout
  • Messenger
  • Skype
  • GoTo Meeting
  • Et plusieurs autres.

    • Vous avez des questions ou commentaires? N’hésitez pas à me contacter. 

     

    Stéphane Elmaleh-Riel, B.Ed, MBA
    Consultant marketing